Skæringsdatoen 25. maj nærmer sig, og vi får flere og flere henvendelser angående Persondataforordningen (GDPR). Et af de typiske spørgsmål går på samtykke til markedsføring.
Vi bliver i disse dage jævnligt spurgt, om man som afsender af nyhedsbreve har brug for at bekræfte sine modtageres samtykke inden skæringsdatoen. Spørgsmålene kommer formentlig fordi vores kunder modtager mængder af emails i stil med denne fra Matas.
Har man styr på sit samtykke, er der intet i Persondataforordningen, der kræver, at disse emails sendes. Men er der den mindste tvivl om, at man kan dokumentere et samtykke til markedsføring, kan en email som den ovenfor være en god løsning.
Formuler din samtykke-email
Når du skriver din email, hvor du beder dine modtagere bekræfte deres samtykke, skal du sørge for at holde den kort og konkret. Dine modtagere er ikke interesserede i Persondataforordningen, de juridiske problemer den behandler, osv., – de er interesserede i dig som afsender, og hvad de skal gøre for fortsat at få dine emails fremover.
Husk at fremhæve “what’s in it for me” – dine modtagere har måske glemt, hvad det præcis er, dit firma sender – særligt hvis der er gået nogle uger siden sidste nyhedsbrev.
Der er heller ikke noget juridisk i vejen for at udlodde en gave eller præmie til de, der bekræfter deres samtykke. Du kan f.eks. tilbyde en gavekurv eller et produkt i din webshop, og trække en vinder efter den 25. Det kan være incitamentet, nogen skal bruge for at bekræfte samtykket.
Du skal dog forvente, at der er frafald i processen. En hvis procentdel af dine modtagere vil ikke bekræfte deres samtykke, og har de ikke gjort det inden 25. maj, har du reelt kun én mulighed for at få dem med ombord igen: Ved at få dem til at tilmelde sig på ny, f.eks. på dit website, i Facebook LeadAds, eller lignende.
Men frafaldet er ikke alene skidt, for en samtykke-email kan hjælpe dig til at rydde op i dine lister, som vi også tidligere har blogget om. I sidste ende får du en emailliste med interesserede modtagere, og du får skåret de modtagere væk, som alligevel ikke læser dine emails. Det er godt!
Sådan gør du
I forbindelse med Persondataforordningen har vi bygget en funktion til at indsamle samtykker. Du kan læse mere om funktionen, og hvordan du bruger den i Ubivox, på vores supportsite. Er du i tvivl om det mindste, sidder vi klar til at hjælpe.
Og vil du gerne høre lidt mere om Persondataforordningen/GDPR og samtykker, sidder jeg klar på telefonen på 2594 4282. Også hvis du ikke er Ubivox-kunde. :)
Eksempler fra andre
Vi har samlet en række eksempler på emails, hvor afsenderen beder modtageren bekræfte samtykket. Dem kan du bruge som inspiration til indhold og opbygning.
Til daglig har jeg ansvar for kundeservice og opstart af nye kunder, lige som jeg holder oplæg og foredrag om brugen af vores platform samt om e-mailmarketing generelt.
Jeg er PADI-uddannet Divemaster, så når jeg ikke sidder bag skærmen, ligger jeg ofte under vandet i Lillebælt.
Desuden er jeg kæreste med Mette og far til Bastian og Clara.
Nyeste indlæg af David McNally (se alle)
- Apple og sporing - 11. juni 2021
- Fire fede videoer fra Klitsgaard - 25. februar 2020
- Sådan får du mere værdi for hvert eneste nyhedsbrev du sender - 20. september 2019
- E-mail marketing undersøgelse - 26. oktober 2018
- Incitament til samtykke - 17. maj 2018
Hej David
Tak for nemt forståeligt indlæg om en kompliceret lov. Jeg har et tillægsspørgsmål: Når vores kunder ringer ind og booker rejser, spørger vi dem, om de ønsker at være tilmeldt vores nyhedsbrev. men denne tilkendegivelse har vi ikke på skrift, da de nye leads ikke får en mail, hvor de skal bekræfte modtagelsen af nyhedsbrevet. Sådan som jeg læser dit indlæg, kan det fremadrettet blive et problem, ikk?
Mvh. Lotte Nygaard
Hej Lotte,
Jo, det kan det helt klart. I bør sende en optin-mail, også når I får samtykke over telefonen, så I sikrer jeres dokumentation. Det fjerner også risikoen for, at I pludselig sender marketingmateriale til Kristian med K fremfor Ch, fordi jeres medarbejder ikke lige fik spurgt til stavemåden. :)
/David, Ubivox
Hej Lotte,
Du skal have såkaldt dobbelt opt-in opt-out. Altså når du taster mailadressen i dit system, skal det generere en mail til kunden, hvor de accepterer at modtage nyhedsbrevet. Lige nu har du ikke deres accept. Hvis det var mig, ville jeg sende en mail ud til alle og bede om deres samtykke.
Hej David
Jeg er for nyligt blevet ansat i en virksomhed, hvor man ikke har indsamlet permissions. Det er en B2B virksomhed og der har som sådan ikke være noget salg i de nyhedsbreve, virksomheden har sendt ud. Dvs. det mest har været referencehistorier, relevant personalenyt, info om kundeevents, branchenyt osv. Virksomheden har sendt disse ud til ca. 300 modtagere (alle kunder). Der har været mulighed for at afmelde sig i nyhedsbrevet, men der er som nævnt aldrig indhentet permissions. Har du forslag til hvordan man griber den an?
-Linda
Som virksomhed vil alt man gør ses som forsøg på at øge virksomhedens indtjening. Virksomheder gør intet for deres blå øjnes skyld, heller ikke at sende salgsløse emails. :)
I jeres situation ville jeg skaffe samtykke på den nævnte måde, ved at lade modtageren bekræfte sit samtykke. Det giver jer den bedste sikkerhed fremadrettet.
Hej David
Tak for beskrivelsen! Er der en måde, hvorpå jeg kan se, hvem der har bekræftet samtykke via denne funktion i en bestemt periode. Jeg påtænker at lave en mindre konkurrence a la ‘Bekræft samtykke inden d. xx dato og deltag i konkurrencen om 2 biografbilletter.’
Venlig hilsen Lene
Hej Lene,
Vi skriver tidspunkt for bekræftelsen af samtykke ind på modtagerens profil, så ja, du kan sagtens tjekke om din vinder har udfyldt samtykke indenfor den tidsramme, du angiver. :)
Tak!
Hej David
Jeg har svært ved at gennemskue, om denne lov også gælder nonprofit organisationer?
Og en anden ting er; hvad med andre lister/databaser? Fx hvis vi har excel lister med navne og emailadresser på journalister, politikere etc. Dem må vi vel ikke have uden deres samtykke – og hvordan fikser vi det? Et er samtykke, noget andet er, at de til enhver tid skal have mulighed for at se de oplysninger vi har på dem og ændre dem? Hvis jeg har forstået korrekt. Noget bud her?
Hej Nina,
Jeg vil mene, at I også er omfattet som non profit organisation, men det er klart værd at vende med en jurist.
Offentligt tilgængelige informationer om kendte personer, journalister osv. er ikke omfattet af kravet om samtykke for opbevaring. Jeg vil antage, at ejeren af data stadig har ret til indsigt samt korrektion af data, uagtet at data er offentligt tilgængelige.
/David
Hej David
Kan du hjælpe med en præcision af, hvad jeg og min virksomhed skal gøre i følgende situation.
Vi sælger BtC og ifm. køb er der 4 års service og garanti på produktet.
Som en yderligere service tilbyder vi en årlig servicering / gennemgang / justering af produktet.
I forbindelse med køb / fakturering spørger vi alle kunder hvordan de ønsker, at vi kontakter dem, når den årlige servicering er oppe over. Altså blot en mundtlig forespørgsel om kontakt…
Er dette godt nok, eller SKAL det være på skrift?
Joan Marie
Hej Joan Marie,
Jeres situation er en af de få, hvor jeg faktisk mener, det er en service I yder, og dermed ikke noget, hvor I skal have samtykke til markedsføring.
I skal dog stadig have samtykke til opbevaring af persondata, men dette samtykke skal I have uanset hvad, da I netop har en kunderelation, hvor opbevaring af persondata som navn, adresse osv. er nødvendigt.
Jeg ville overveje at sende en email til den emailadresse, de opgiver ved køb af produktet, hvor I opridser at de fremover får emails med påmindelse om service/justering, og information om hvordan de frabeder sig den.
Giver det mening? Ellers er du velkommen til at give mig et kald. :)
/David, Ubivox
Hej David
Tak for dit svar – det giver god mening :-)
Joan Marie
Hej David
1000 tak for blog indlægget :-)
Selvom du er Ubivox mand, kunne det tænkes om du ved om mailchimp også, har så fin en funktion?
Mvh. Didde
De har en funktion, som er beskrevet på deres supportsite (søg på GDPR). :)
Hej David. Hvad gør man når vi har indsamlet mailadresser på en messe og har dem liggende i et excel ark? Vi sender jævnligt mails ud hvor de har mulighed for at afmelde er det nok el. skal vi sende en ny mail ud hvor de skal bekræfte, at de er tilmeldt vores nyhedsmail?
Hej Christina,
Ser man helt firkantet på det, kan I ikke dokumentere, at ejeren af persondata har givet jer tilsagn til opbevaring af persondata. Så fra den vinkel er I nødt til at genbekræfte alle opsamlet fysisk.
Fremadrettet kan I med fordel sende en optin-email til modtageren, når I tilføjer ham/hende til jeres liste efter messen, så I får dokumentationen på plads. Så har I også mulighed for at sige tak for besøget på standen.
/David, Ubivox
Hej, vi er et konsulentfirma, som også holder foredrag. Til foredrag skriver en del af deltagerne deres email på en liste, hvor der øverst står at de ønsker at modtage vores nyhedsbrev. Hidtil har vi bare tastet deres emails ind i vores system, men skal vi fremover gemme sedlen, hvor deres håndskrift vel udgør deres bekræftelse?
Og tak for overblikket i denne artikel,
VH Marianne
Hej Marianne,
Sedlerne giver jer en fysisk dokumentation for, at I har fået emailadressen fra en person, men de dokumenterer ikke, at personen også ejer emailadressen. Derfor er I nødt til at sende en optin-email, når I er retur på kontoret, hvor den nye modtager bekræfter sin tilmelding.
I kan selvfølgelig også udskifte papiret med en iPad, og lade modtageren tilmelde sig på stedet. Stadig med optin-email, men nu kan modtageren bekræfte med det samme.
/David, Ubivox
Tusind tak for svar. Som lige giver 1 spørgsmål mere:
vi har ca. 2500 tilmeldt vores nyhedsbrev, nogen af dem er via foredrag og andre har tilmeldt sig via vores hjemmeside. Jeg ved ikke hvem der har tilmeldt sig hvordan. Skal de alle genbekræftes? Eller er det nok at vi gør som du skriver fremadrettet?
På forhånd mange tak.
For at være sikker, skal alle genbekræftes, desværre.
/David, Ubivox
Hej David!
Vi er nu ved at være igennem vores re-samtykker og skal i gang med at slette de kontakter, der ikke har bekræftet. Findes der en funktion på jeres site, hvor man kan vælge at slette alle kontakter, som har mindre end 100 tegn i deres samtykkefelt eller skal jeg ind og fjerne dem manuelt?
På forhånd tak for svar.
Mvh Lene
Never mind, jeg fandt svar her :) https://support.ubivox.dk/artikler/frameld-modtagere/
Alletiders! :)
Hej David.
Tak for gennemgangen.
En kollega har været til kursus i dette og mener at en mail som fx david@ubivox.dk kræver samtykkebekræftelse mens en mail som fx info@ubivox.dk ikke gør, da der ikke er navn (og dermed en direkte modtager). Er der hold i det?
Mvh Jan
Hej Jan,
Det er muligt man kan argumentere for, at det ikke er personhenførbart, og derfor ikke kræver samtykke til opbevaring, men det kræver stadig samtykke til markedsføring, hvis man planlægger at bruge emailadressen til f.eks. nyhedsbreve. :)
/David, Ubivox
Hej David
Må man godt fremsende samtykkemailen efter skæringsdatoen den 25. maj?
Forudsat at man ikke fremsender andre e-mails efter den 25. maj, før man har modtaget samtykket fra kunden.
Mvh.
Esben
Hej Esben,
Efter 25. maj skal du kunne dokumentere, at du har samtykke til opbevaring af persondata jf. Persondataforordningen. Kan du ikke dokumentere det, er du nødt til at slette data, desværre.
/David, Ubivox