3 parametre, der afgør om borgeren læser din e-mail

Tips til udsendelse af e-mails og nyhedsbreve for offentlige organisationer

Ofte når vi deler ud af tips og tricks til e-mails og nyhedsbreve, vil der være forbehold som: Dette virker generelt godt, men test hvad der virker bedst for dig og dine modtagere. Det kan selvfølgelig være irriterende, når man skal forholde sig til, om man skal følge et råd eller ej – men ikke desto mindre er det bare et faktum, når man arbejder med kommunikation. Din målgruppe og modtagerliste kan nemt adskille sig fra de generelle tal.

Det er derfor altid vigtigt at overveje formålet med e-mailen, før man begynder at følge diverse tips og tricks. Der kan fx være meget stor forskel på, hvordan du får modtageren til at reagere, hvis du skal sælge et produkt ift. hvis du skal oplyse om vigtige informationer.

I Ubivox har vi mange kunder, der arbejder inden for det offentlige. Derfor har vi besluttet os for at lave en lille guide med vigtige overvejelser, når man specifikt sender e-mails for en offentlig organisation, med afsæt i 3 af de mest afgørende parametre for, om modtageren læser med.

Timingen for udsendelse: Skal borgeren reagere her og nu?

Timingen for udsendelse kan i nogle tilfælde være afgørende for, om modtageren overhovedet ser og åbner din e-mail. Hvis modtageren får din e-mail, imens de har travlt med noget andet, ser de den ikke med det samme. Og det kan betyde, at de overhovedet ikke ser den. Hvis der fx lander 5-6 e-mails i indbakken efter din e-mail, kan den hurtigt drukne i mængden.

Generelt anbefaler vi derfor, at du ser på dine data og vurderer, hvornår dine modtagere interagerer mest med dine nyhedsbreve. Men der er alligevel nogle få overvejelser, du samtidig kan gøre dig.

Hvis din e-mail kræver, at modtageren udfører en bestemt handling, vil vi ofte anbefale, at den bliver sendt ud inden for jeres egen åbningstid. Det kan nemlig hurtigt lede til frustrationer, hvis man skal reagere, men ikke har mulighed for at få jeres hjælp, fordi I har lukket kontoret for i dag. Her er der selvfølgelig tale om planlagte kampagnemails, og ikke automatiserede e-mails – her vil e-mailen være baseret på en handling fra modtageren, og derfor forventer de at få den med det samme.

Hvis du kommunikerer om noget vigtigt, der kræver, at modtageren skal reagere inden for en bestemt tidsperiode, er vores anbefaling samtidig, at du sender en e-mail i god tid, samt en påmindelse lige inden deadline. På den måde sikrer du, at borgeren, rent e-mailmæssigt, har været oplyst tilstrækkeligt. Det kan du bl.a. gøre ved at sende en e-mail en uge inden de skal reagere, en e-mail dagen inden og en e-mail på selve dagen.

Emnelinjen: Er der tale om en vigtig e-mail eller interessante nyheder?

Ligesom med timingen, er det med emnelinjen også vigtigt at overveje, om der er tale om vigtige oplysninger, som borgeren bør forholde sig til nu, eller om der er tale om andet indhold – fx et ugentligt nyhedsbrev.

Hvis der er tale om vigtige oplysninger, er vores råd, at du er kort og kontant i din formulering, så modtageren hurtigt kan se, at de skal åbne og reagere. Det er dog stadig en balance. Undgå fx at bruge caps lock og vendinger som ”vigtigt”, ”skynd dig” eller andet, der kan ligne spam eller phishing.

Husk samtidig, at du har mulighed for at uddybe emnelinjen kort i din preheader, som modtageren også kan se i indbakken før de har åbnet din e-mail.

Hvis der derimod er tale om indhold, der i højere grad er nice to know, fx et ugentligt nyhedsbrev, gælder vores generelle tips:

• Skab nysgerrighed – gør emnelinjen interessant og anderledes, og giv samtidig incitament til, at man skal åbne og læse mere
• Brug evt. modtagerens navn (gennem et flettefelt), så den er mere personlig
• Skab værdi og sørg for, at modtageren er i fokus
• Fortæl om resultater I sammen har været med til at opnå – hvis der fx er tale om borgere i en kommune eller medlemmer i en forening, kan det styrke sammenholdet og gøre modtageren interesseret i at åbne og læse med

Du kan læse flere tips til emnelinjer her. 

Indhold: Tydeliggør budskabet og gør det nemt for modtageren at interagere

Hvis din e-mail bare er en lang væg af tekst, springer modtageren formentlig hurtigt videre i indbakken.

Der er selvfølgelig ikke tale om et tip, der i sig selv er begrænset til e-mails fra offentlige organisationer, men det er alligevel vigtigt at understrege. Når du sender e-mails til borgere, vil der nemlig være mange modtagere, der forventer kun at få de vigtigste oplysninger nemt, hurtigt og tilgængeligt direkte i indbakken.

Samtidig kan en modtagerliste i en offentlig organisation adskille sig på flere punkter fra en privat organisation. Fx kan din modtagerliste være meget bred, fordi der er tale om borgere og ikke en bestemt type forbruger, og samtidig har de måske kun sagt ja til dit nyhedsbrev for at få de vigtigste informationer.

Konsekvensen af det er, at kommunikationen skal henvende sig til en større og bredere målgruppe, og dermed kan du ikke i samme omfang bruge tekniske eller indforståede formuleringer.

Summen af dette gør samtidig, at det er særligt vigtigt at gøre din e-mail simpel, når du kommunikerer til en gruppe borgere: Sørg for at alle kan forstå dit budskab hurtigt og enkelt.

Dette kan du bl.a. understøtte ved at:

• Komme med de vigtigste pointer først
• Bruge bullets til at overskueliggøre vigtige pointer og punkter
• Bruge en step-by-step guide, hvis modtageren skal gøre noget bestemt
• Lave korte afsnit og huske luft mellem de forskellige afsnit, så e-mailen er mere overskuelig at læse
• Indsætte links til landingssider, hvis der er brug for at uddybe indholdet – så kan du sikre, at selve e-mailen er kort og bliver læst, hvilket øger sandsynligheden for, at modtageren trykker ind og læser din uddybning
• Brug evt. videoer, hvor du forklarer eller illustrerer budskabet. Når du bruger Ubivox er det nemt og enkelt at indsætte videoelementer i dine e-mails med vores funktion til formålet. Læs mere om videofunktionen her.

Udover de ovenstående 3 parametre, er dit omdømme som afsender også afgørende for, om modtageren læser din e-mail. Det har nemlig betydning for, hvorvidt e-mailen ender i spammappen. Du kan læse vores guide til at undgå spammappen her.